De huidige economische crisis heeft zo zijn invloed op de manier waarop bedrijven met hun documenten omgaan. Verregaande bezuinigingen en de drang naar een transparante informatie voorzieningen versterken de roep om innovatieve document oplossingen. Document Management speelt hierop in en is niet voor niets helemaal hot.
Efficiënt werken
Bedrijven zijn steeds minder bereid om hun kostbare tijd (en dus geld) te verspillen aan het verwerken, beheren en distribueren van documenten. Waar voorheen nog één of meerdere werknemers waren aangewezen om zich fulltime bezig te houden met het proces van factuur verwerking, wordt dat tegenwoordig steeds vaker gezien als slechts een taak van een werknemer die zich voornamelijk met andere zaken bezig houdt. Dit betekent echter wel dat het factuur verwerkingsproces op de schop moet, zodat deze werknemer het werk van enkele oud collega’s kan overnemen.
Transparante informatie
Klanten op hun beurt zijn steeds minder bereid om hun vertrouwelijke informatie, en daarmee de controle, uit handen te geven. Ze willen inzicht in hun eigen informatie en willen kunnen bijhouden wat er met die informatie gebeurt. Nog liever zouden ze die informatie zelf in het document systeem van het bedrijf uploaden, om vervolgens te controleren of alle gegevens juist zijn. Het verklaart de enorme opkomst van online portals voor klanten, vaak gefaciliteerd door een Document Management Systeem.
Productiviteit en vertrouwen
Het zijn de sleutelwoorden van deze crisis; productiviteit en vertrouwen. En dat zie je dus ook terug in de wereld van Document Management. Vele bedrijven hebben de eerste stappen op dit gebied al gezet, maar de meesten weten niet eens van het bestaan. Dus als het om document beheer gaat staat er de komende jaren heel wat te gebeuren.
—————————————————————–
Dit artikel is ook terug te vinden op Computable.nl:
http://www.computable.nl/artikel/opinie/ecm/4589639/1277020/document-management-als-reactie-op-de-crisis.html