document management

Waarom een Document Management Systeem (DMS)?

Onderzoek wijst uit dat de hoeveelheid informatie die wereldwijd beschikbaar is elke twee jaar verdubbelt. Over twee jaar hebben we dus twee keer zoveel informatie als we hebben vanaf de prehistorische rotstekeningen tot en met vandaag de dag. Hieronder lees je hoe een DMS ingezet kan worden om optimaal om te gaan met deze toenemende stroom van informatie.

Structuur in document opslag
Dit resulteert in het feit dat het steeds moeilijker wordt om met deze informatie om te gaan. En dat ziet u weer terug in de overvolle mailbox op het werk of thuis. Om maar niet te beginnen over al die spoorloze documenten en andere bestanden, opgeslagen in mappen die al 10 jaar niet meer geopend zijn. In een dergelijke situatie wordt het vinden van documenten een tijdrovende klus en dat past niet in de hedendaagse trend van snelle en goede service voor klanten.

Dit is de reden dat het traditionele document archief plaats begint te maken voor een digitaal Document Management Systeem kort gezegd DMS. Document Management Systemen zijn gespecialiseerd in het opslaan, verwerken, beheren en distribueren van documenten. Wanneer documenten opgeslagen zijn in een dergelijk systeem, zijn ze in een mum van tijd terug te vinden.

Verhogen productiviteit personeel
Naast het verbeteren van de service richting klanten zorgt een DMS er ook voor dat de productiviteit van uw personeel aanzienlijk wordt verhoogd. Middels intelligente methodes voor document invoer wordt de tijd besteedt aan het opslaan van documenten gereduceerd. Daarnaast heeft uw personeel sneller de juiste informatie beschikbaar die nodig is om correcte beslissingen te nemen. Ook kunnen intelligente Document Management Systemen routine taken van uw personeel overnemen middels de inrichting van zogenoemde workflows. Zo kan een inkomende order bijvoorbeeld automatisch bij de juiste persoon terecht komen, waarna deze order, na betaling, automatisch wordt afgedrukt op de juiste printer in de fabriek.

Het Nieuwe Werken
Een andere trend die vraagt om een vernieuwde manier van document beheer is Het Nieuwe Werken. Werknemers verwachten op iedere willekeurige locatie toegang te hebben tot hun documenten, dus ook als ze op locatie bij de klant zijn of als ze thuis aan de keukentafel zitten te werken.

Verlagen printkosten en kosten voor archiefruimte
Een DMS biedt al deze functionaliteiten. Door alle documenten centraal toegankelijk te maken in een DMS verlaagt u tegelijkertijd de printkosten en vermindert u de fysieke archiefruimte die nodig is voor de opslag van papieren documenten. Op deze website vind u alle informatie met betrekking tot een van de meest innovatieve documentmanagement oplossingen die verkrijgbaar is in de markt; Content Central.