Veel mensen denken bij digitaliseren aan het scannen van papier. Digitalisering gaat in de praktijk veel verder. Het is het verwerken en het digitaal beschikbaar maken van informatie, zodat deze toegankelijk wordt voor bepaalde personen. Wie wat aan kan en vanaf welke locatie is ook onderdeel van digitalisering. Zo kunnen er verschillende redenen zijn voor een organisatie om te gaan digitaliseren.

• Geen transport meer van papieren documenten
• Verkleinen van de kans op zoekraken van documenten
• Verhogen efficiëntie bedrijfsprocessen
• Kostenbesparing
• Geen dubbele dossiers meer nodig
• Sneller en beter klanten kunnen helpen
• Voldoen aan wet- en regelgeving
• Minimaliseren van menselijke handelingen
• Meer structuur door gestandaardiseerde automatisering

Naast het omzetten van papieren documenten naar digitale documenten is er nog de vraag hoe werknemers om moeten gaan met documenten die al digitaal zijn, bijvoorbeeld omdat ze de documenten zelf geproduceerd hebben, of omdat ze binnenkomen via de mail. Een document management systeem als Content Central is hier bij uitstek geschikt voor. Het is gespecialiseerd in het structureel opslaan van documenten, ongeacht de bron waar ze vandaan komen (papier, e-mail, Word, Excel, etc.). Niet voor niets zijn steeds meer bedrijven zich aan het oriënteren op de mogelijkheden van document management software.

Bron: Computable.nl

Metadata is een term die vaak voorbij komt als men het heeft over digitaal archiveren. Echter, Minister Plasterk (van Binnenlandse Zaken), sprak ook over metadata toen hij het had over de informatie die was ingewonnen door het aftappen van telefoongesprekken. Maar wat betekent het nu eigenlijk? In feite is metadata informatie over informatie. Het zijn gegevens die iets zeggen over een bepaald document of gebeurtenis. Deze beschrijvende kenmerken worden aan een document of gebeurtenis gekoppeld. Voorbeelden van metadata zijn een factuurnummer, contractnummer of bedrijfsnaam. Deze stukjes informatie zeggen iets over het betreffende document.

Het gebruik van metadata bij het beheer van documenten is een mooi alternatief voor de traditionele indeling in folderstructuren. Belangrijk is wel dat er binnen de organisatie afspraken worden gemaakt hoe om te gaan met metadata. Het is noodzakelijk om processen in te richten die de kwaliteit ervan bewaken. Belangrijke kwaliteitsaspecten hierbij zijn de ondersteuning van meerdere talen, compliance en het probleem van eigenaarschap bij hergebruik van metadata op meerdere locaties.

Er zijn vele voordelen van het gebruik van metadata. Zo zorgt gestructureerde metadata in de vorm van taxonomieën ervoor dat een bedrijfsvocabulaire beter aansluit bij de belevingswereld van eindgebruikers. Daarnaast wordt het zoeken in een digitaal archief gefaciliteerd. Ook kan het gebruikt worden om digitale dossiers op te bouwen. En als metadata gebruikt wordt om automatisch een bepaalde digitale folder structuur op te bouwen, kan hier een nette structuur in gemaakt worden.

Uiteraard ondersteunt Content Central het gebruik van metadata en biedt het pakket alle hierboven genoemde voordelen.

Bron: Profnews.nl

Uit onderzoek van collaboratieplatform Viadesk naar papierloos werken komt naar voren dat bedrijven in Nederland eerder geneigd zijn te investeren in digitale innovatie dan Duitse bedrijven. Op de vraag of een ‘paperless office’ een realistisch plaatje is voor de toekomst antwoord 85 procent van de Nederlandse werknemers ja, tegenover slechts 38 procent van hun Duitse collega’s.

75 procent van de Nederlanders vindt het prettig om te werken op een kantoor waar zo min mogelijk papier gebruikt wordt. Bij onze oosterburen is dit percentage minder dan de helft. Dat is dan ook de reden dat er op Duitse kantoren drie keer zoveel geprint wordt als op Nederlandse kantoren; gemiddeld gezien 25 pagina’s per dag op een Duits kantoor vergeleken met 9 pagina’s op een Nederlands kantoor.

In het algemeen kunnen er drie redenen aangewezen worden waarom Duitsers liever met papier werken en Nederlanders liever digitaal werken. Allereerst is papierloos werken gerelateerd aan het gebruik van mobiel internet in een land. In Nederland maakt volgens het CBS 56 procent van de inwoners gebruik van internet op de mobiele telefoon of tablet. In Duitsland is dit percentage slechts 31 procent, wat onder het Europees gemiddelde van 35 procent uitkomt. Ten tweede, Duitsland kent veel grote conservatieve familie bedrijven. Stappen in de richting van digitalisering gaan nou eenmaal trager in dit soort bedrijven. In Nederland is juist het MKB sterk vertegenwoordigt en kleine bedrijven zijn in het algemeen flexibeler, waardoor ze sneller zullen investeren in nieuwe technologiën. Een laatste reden waarom Duitsers liever met papier werken is dat zij meer dan Nederlanders bezig zijn met het psychologische aspect van papier. Zij hechten meer aan de emotionele waarde van tastbare documenten, omdat deze een productief gevoel geven.

Bron: ChannelConnect.nl

Onderzoek van Coleman Parkes Research heeft uitgewezen dat bedrijven in het Europese MKB ten op zichte van grotere bedrijven voorop liggen in de digitalisering van documenten. In het onderzoek zijn 735 senior managers en IT leidinggevenden uit diverse sectoren gevraagd naar de mate waarin hun werknemers gebruik maken van nieuwe technologiën om met documenten om te gaan. Je kunt hierbij denken aan het gebruik van mobile devices zoals smartphones, maar ook software om documenten te delen.

Het digitaal beschikbaar maken van informatie heeft verschillende voordelen. Zo worden bedrijfsprocessen gestroomlijnd en kunnen klanten sneller te woord worden gestaan. Verder verkleint de kans op het zoek raken van informatie en wordt beter voldaan aan de wet- en regelgeving van de branche. Deze en nog vele andere voordelen zorgen ervoor dat het MKB massaal voor digitalisering van hun document processen kiest. Zo verwacht 64 procent van de ondervraagde MKB’ers binnen drie jaar de digitalisering van documenten te voltooien. Bij grote bedrijven ligt dit percentage aanzienlijk lager; 46 procent.

YIBS heeft ervaring in het begeleiden van bedrijven in het digitaliserings proces en helpt ook uw bedrijf graag verder. Zet de volgende stap en neem contact met ons op.

Veel bedrijven worstelen met de papierstromen in hun organisatie. Om die reden is het digitaliseren van documenten op dit moment een hot topic. In het proces van digitalisering zijn vijf fases te onderscheiden, welke hier worden besproken.

1. In deze fase worden documenten gescand, worden er kenmerken (metadata) meegegeven en worden de documenten digitaal opgeslagen. Vaak is dit de eerste stap die een bedrijf zet in het digistaliserings proces. Voor sommige bedrijven kan dit al voldoende zijn.

2. Om de voordelen van digitalisering nog meer te kunnen benutten is een volgende stap om Optical Character Recognition (OCR) toe te voegen. Hierdoor worden documenten ‘leesbaar’ voor de computer. Zo kan er worden gezocht op tekst in een document.

3. Nog verder gaat een bedrijf als er Intelligente Data Extractie wordt toegepast. Met deze techniek kunnen bepaalde gegevens (bijv. personeelsnummer, afzender, factuurnummer, etc.) van een document worden gehaald, ongeacht waar deze gegevens zich bevinden op het document. Deze intelligente techniek bespaart een hoop handmatig invoer werk. Ook kan middels deze techniek handgeschreven data herkend worden.

4. Een volgende fase is Decentrale Capturing. Bedrijven in deze fase kunnen vanaf meerdere locaties relevante informatie vanaf documenten via capturing software naar belangrijke andere applicaties exporteren zoals een CRM of ERP pakket. Dit kan grote voordelen opleveren voor bedrijven met meerdere afdelingen of vestigingen.

5. De laatste fase is Enterprise Capturing. In deze fase worden naast papieren documenten ook alle documenten die al digitaal waren (PDF’s, TIF, E-mail, XML, etc.) door de capturing software gehaald om er gegevens uit te halen welke geëxporteerd worden naar andere applicaties.

YIBS kan uw bedrijf helpen om verdere stappen te zetten in het digitaliseringsproces. Aan de hand van persoonlijke gesprekken komen we er zo achter welke fase voor u op dit moment gewenst is en helpen wij u middels onze kennis en software om deze fase van digitalisering te bereiken. Interesse? Neem contact met ons op.

Bron: Managersonline.nl

Uit recent onderzoek (September 2013) naar de technische werking van Dropbox zijn opmerkelijke resultaten naar voren gekomen. Zo zijn techneuten erachter gekomen dat alle Word documenten die u upload naar Dropbox automatisch worden geopend. De reden hiervoor is ook bekend.

Zoals Dropbox gebruikers wellicht weten kun je het programma op twee manieren gebruiken. Allereerst kun je bestanden slepen naar de Dropbox map op je computer, waarna ze gesynchroniseerd worden met de Dropbox server. Andere computers met deze map worden automatisch gesynchroniseerd met deze bestanden als de computer opgestart wordt. Ook heeft een gebruiker de mogelijkheid om naar Dropbox.com te gaan en daar binnen de browser te navigeren door persoonlijke documenten. Er wordt zelfs een preview van deze documenten getoond en dat is direct de reden waarom het programma al uw documenten opent. Om een preview te kunnen genereren worden alle Word documenten direct na het uploaden geopend.

Op Internet wordt dit fenomeen ook wel robo-phishing genoemd; een vorm van phishing waar geen menselijke handelingen bij komen kijken. Techneuten vrezen dat er – om de preview functionaliteit mogelijk te maken – een enorme database is aangelegd waarin de inhoud van alle Dropbox documenten is opgeslagen. Deze database zou waarschijnlijk ook volledig doorzoekbaar zijn. Dit betekent dat als kwaadwillenden erin slagen toegang te krijgen tot deze database, alle Dropbox bestanden op straat liggen. Niet zo’n prettige gedachte.

Bron 1: http://www.wncinfosec.com/dropbox-opening-my-docs/
Bron 2: http://blog.threatagent.com/2013/09/three-reasons-why-dropbox-previews-are-security-and-privacy-nightmares.html

Strategy Partners Nederland peilt ieder halfjaar de actuele bedrijfsresultaten en verwachtingen van de Nederlandse document- & contentmanagement markt. In het eerste halfjaar van 2013 gaven 57% van de ondervraagde bedrijven aan meer omzet te hebben gerealiseerd vergeleken dezelfde periode vorig jaar. Verder geeft 88% van de bedrijven aan gedurende de tweede helft van 2013 een groei te verwachten.

In totaliteit is de groei van de ICT sector iets afgenomen. De beste resultaten werden echter behaald door leveranciers van document capture en internationale enterprise content managementsoftware. Met name invoice processing is bezig aan een stevige opmars. Dit is een digitale vorm van factuurverwerking waarbij gegevens gedeeltelijk of geheel automatisch van facturen wordt gehaald en direct geboekt in een ERP omgeving.

Is er dan alleen maar goed nieuws? Nee. Hans Kaashoek van Strategy Partners Nederland waakt voor al te veel optimisme: “Steeds meer leveranciers in de document- & contentmanagement en informatielogistiek markt rapporteren het effect van voorzichtigheid in bestedingen door bestaande en potentiële klanten.”

Bron: Strategy Partners Nederland, Augustus 2013.

Uit onderzoek van Actal, het Adviescollege toetsing regeldruk, blijkt dat overheden digitale formulieren veel slimmer en gebruiksvriendelijker kunnen opstellen en verwerken. In totaal werden in het onderzoek 250 formulieren onderzocht.

De meeste formulieren worden gebruikt op websites van gemeenten. Van alle formulieren bleken er maar drie ‘slim’ te zijn. Ongeveer 40% vroeg naar informatie waar de gemeente al over beschikt. Maar 20% van de formulieren kon online ingevuld én verstuurd worden. Voor het grootste deel van de formulieren (70%) geldt dat ze eerst moeten worden afgedrukt, waarna ze handmatig ingevuld worden. Ze worden dan per post naar de gemeente gestuurd, die ze weer handmatig invoert.

Onze ervaring is dat in het bedrijfsleven ook veel gewerkt wordt met ‘domme’ formulieren die veelal handmatig ingevuld en verwerkt worden. Het levert uw bedrijf niet alleen veel vervelend administratief werk op, het kost ook nog eens een hoop geld! Wij bieden hier intelligente oplossingen voor die u enorme besparingen op kunnen leveren. Interesse? Neem contact met ons op.

Bron: Profnews.nl

Het Nederlandse Rode Kruis gaat fors besparen op de verwerking van inkomende facturen. De organisatie verwerkt jaarlijks zo’n 15.000 facturen. Bij dit proces zijn ruim 60 personen betrokken, verdeeld over verschillende afdelingen. Ze kiezen nu voor automatische factuurverwerking.

Finance Manager Wilco van Wijck legt uit waarom: “Het is een logische stap om een systeem voor inkomende factuurverwerking in te voeren. Wij willen onze donaties namelijk besteden aan onze hulpverlening en zo min mogelijk aan indirecte kosten.” Dankzij automatische gegevens extractie en factuur verwerking wordt een flinke besparing gerealiseerd. Zo is er minder tijd nodig voor het verweken en betalen van facturen en is er geen fysieke opslag van facturen meer nodig. De fysieke facturen mogen weggegooid worden van de Belastingdienst.

Bijkomende voordelen zijn dat digitale facturen snel terug te vinden zijn. Een budgethouder heeft dus in een mum van tijd een overzicht van alle facturen binnen een bepaald subsidieproject. In het verleden kostte het veel tijd om deze facturen bij elkaar te zoeken op de administratie afdeling.

Invoice processing kan ook voor uw bedrijf interessante besparingen opleveren. Zelfs al bij 100 facturen per maand! Nieuwsgierig geworden? Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.

Bron: Documentwereld.nl

Hieronder volgt het tweede deel van de 10 tips die u kunnen helpen om een succesvol document management traject te doorlopen.

6. Positie van documentbeheer tegenover de andere toepassingen
Er zijn verschillende toepassingen in een organisatie die betrokken zijn bij de productie en het beheer van documenten. De rol van die toepassingen en het document management systeem moet duidelijk zijn. Welke applicatie doet wat en welke functies moeten afgestaan worden aan het document management systeem?

7. Een organisatie opzetten
De organisatie omtrent het document management systeem is ook erg belangrijk. Hieronder vallen onder andere alle procedures. Wat gebeurt er met inkomende post? Wanneer worden documenten ingevoerd in het systeem? Welke workflows zijn er ingericht en wat is daarin de rol van bepaalde medewerkers?

8. Competenties samenbrengen
Het is belangrijk om een goed project team te formeren met personen die de juiste competenties bezitten. Bij voorkeur zijn dit mensen die al ervaring hebben met het implementeren van dergelijke applicaties.

9. Deelprojecten en prioriteiten vastleggen
Probeer het gehele traject op te delen in deeltrajecten die onafhankelijk van elkaar kunnen worden uitgevoerd. De meetbare resultaten van deze deeltrajecten zijn voor eindgebruikers direct het bewijs dat de nieuwe toepassing nuttig is.

10. Opleiding voor stakeholders
Zodra alle stakeholders bekend zijn is het verstandig om ze een basis cursus document management te geven. Dit voorkomt misverstanden, problemen tijdens werkgroepen, of overspannen verwachtingen.

Bron: http://www.networkpro.nl/