Grootschalig onderzoek van Ricoh Nederland (December 2012) brengt een aantal opmerkelijke punten aan het licht. Het onderzoek is gehouden onder een groot aantal Europese bedrijven en richt zich op de manier waarop zij hun kritieke documentprocessen beheren en hoe zij deze kunnen verbeteren om op die manier informatie beter toegankelijk te maken. Dit komt dan bijvoorbeeld de klanttevredenheid weer ten goede, omdat klanten sneller en beter geholpen kunnen worden.

Zo blijkt uit het onderzoek dat 82% van de werknemers van mening is dat de huidige werkwijze omtrent documenten en informatie verwerking dusdanig achterhaald is, dat het hen belemmert om effectief en efficiënt te kunnen werken. Verder geeft 91% van de bedrijven aan dat de alsmaar toenemende hoeveelheid informatie die wij te verwerken krijgen de grootste impact heeft om kritieke processen in de organisatie te beheren. Daardoor is er weer minder tijd over om te besteden aan omzet genererende activiteiten.

Een trend die op het moment veel besproken wordt is die van informatie weergave op mobiele apparaten zoals een tablet of smartphone. Echter, de meerderheid van de ondervraagde bedrijven geeft aan dat hun systemen deze nieuwe apparaten nog niet volledig ondersteunen.

Het is dus zaak dat bedrijven meer aandacht gaan besteden aan het beheersen van hun documentprocessen. De juiste systemen, die op de juiste manier ingericht zijn, kunnen hier een grote rol in spelen. Verder komt uit het onderzoek naar voren dat het verstandig is om eens met een expert op dit gebied te gaan praten, om te kijken hoe documentprocessen kunnen worden verbonden met werknemers en bedrijfstechnologie.

Het onderzoek sluit af met een blik in de toekomst: “bedrijven die in staat zijn om het beheer van bedrijfskritieke documentprocessen onder de knie te krijgen, zullen de bedrijven zijn die goed gedijen in de toenemende globalisering en het snellere tempo van de bedrijfsomgeving van de toekomst.”

Dus zoekt u een document manager die uw achterhaalde document processen nieuw leven inblaast, welke compatible is met zowel tablets als smartphones, en die ingericht wordt door experts op het gebied van document management? Dan bent u bij Content Central aan het juiste adres.

Bron: Managersonline.nl

Uit onderzoek van Mindjet, een bedrijf voor datamanagement, blijkt dat het zoeken naar informatie ons jaarlijks 1853 euro per werknemer kost. 57% van de werknemers geeft dan ook aan dat de hoeveelheid informatie hun werk op een negatieve manier beïnvloedt. Een werknemer heeft op een gemiddelde kantoordag één vergadering, voert zes telefoongesprekken, en ontvangt 33 e-mails. Aan het zoeken naar informatie wordt dagelijks gemiddeld 25 minuten besteedt. Dat komt overeen met meer dan twee werkweken per jaar.

Omdat de informatie tegenwoordig van zoveel verschillende bronnen komt, kun je het gevoel krijgen dat je helemaal overspoeld wordt. Het is dan prettig als je je bureau vrij kunt houden van documenten, je e-mail gearchiveerd is, en je digitale documenten niet verborgen zitten in honderden zoekgeraakte mappen. Helemaal mooi zou het zijn als je je documenten dan nog steeds snel terug kunt vinden. En dat kan. Met een document management systeem zoals Content Central. Op onze website vind je meer informatie.

Klik op de afbeelding voor een uitvergroting.

Bron: MT.nl

De huidige economische crisis heeft zo zijn invloed op de manier waarop bedrijven met hun documenten omgaan. Verregaande bezuinigingen en de drang naar een transparante informatie voorzieningen versterken de roep om innovatieve document oplossingen. Document Management speelt hierop in en is niet voor niets helemaal hot.

Efficiënt werken
Bedrijven zijn steeds minder bereid om hun kostbare tijd (en dus geld) te verspillen aan het verwerken, beheren en distribueren van documenten. Waar voorheen nog één of meerdere werknemers waren aangewezen om zich fulltime bezig te houden met het proces van factuur verwerking, wordt dat tegenwoordig steeds vaker gezien als slechts een taak van een werknemer die zich voornamelijk met andere zaken bezig houdt. Dit betekent echter wel dat het factuur verwerkingsproces op de schop moet, zodat deze werknemer het werk van enkele oud collega’s kan overnemen.

Transparante informatie
Klanten op hun beurt zijn steeds minder bereid om hun vertrouwelijke informatie, en daarmee de controle, uit handen te geven. Ze willen inzicht in hun eigen informatie en willen kunnen bijhouden wat er met die informatie gebeurt. Nog liever zouden ze die informatie zelf in het document systeem van het bedrijf uploaden, om vervolgens te controleren of alle gegevens juist zijn. Het verklaart de enorme opkomst van online portals voor klanten, vaak gefaciliteerd door een Document Management Systeem.

Productiviteit en vertrouwen
Het zijn de sleutelwoorden van deze crisis; productiviteit en vertrouwen. En dat zie je dus ook terug in de wereld van Document Management. Vele bedrijven hebben de eerste stappen op dit gebied al gezet, maar de meesten weten niet eens van het bestaan. Dus als het om document beheer gaat staat er de komende jaren heel wat te gebeuren.

—————————————————————–

Dit artikel is ook terug te vinden op Computable.nl:
http://www.computable.nl/artikel/opinie/ecm/4589639/1277020/document-management-als-reactie-op-de-crisis.html

SharePoint is een tool van Microsoft bedoeld voor het uitwisselen van kennis en informatie via documenten die kunnen worden opgeslagen en beheerd in kleine groepen. Het product wordt door organisaties regelmatig ingezet als Document Management Systeem. Soms ook om een Document Management Systeem te introduceren. Ook al ondersteunt SharePoint de basisvereisten voor content management, er gelden voor Document Management andere wetten.

Zo is compliance onvoldoende geregeld in SharePoint. Er zal dus naast SharePoint extra tijd en geld moeten worden geïnvesteerd om te voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Ook is het in SharePoint lastig om specifieke soorten informatie te beveiligen. Aanmakers van een document kunnen zelf de rechten voor dat document instellen. Stellen ze niks in, dan gelden de rechten van de folder of documentbibliotheek.

Uit onderzoek van AIIM uit 2010 valt ook op te merken dat bepaalde functionaliteiten ontbreken om buiten de muren van de organisatie samen te kunnen werken met andere organisaties. Hier bestaan wel optionele modules voor, maar deze zijn duur en maken het gebruik van de applicatie ingewikkelder. Eén van de grootste minpunten van SharePoint is dat operationele efficiency niet verbetert. De informatie in SharePoint komt terecht in silo’s en onderling informatie uitwisselen tussen de silo’s is niet mogelijk.

In het algemeen moet SharePoint worden gezien als een collaboration tool en niet als ECM-suite. Indien SharePoint gebruikt wordt waar het voor bedoeld is, samenwerking, dan komt het prima tot zijn recht. Wil een organisatie echter grote hoeveelheden documenten gaan beheren, dan is het verstandiger om te kiezen voor een Document Management Systeem.

Bron: Computable.nl

De hoeveelheid informatie die op ons af komt neemt schrikbarende vormen aan. Aangezien we aan dit feit niet veel kunnen doen, rijst de vraag hoe we deze informatie onder controle kunnen houden. Hieronder leest u vijf tips.

1. Verwijder zonder twijfel dubbele of onnodige bestanden
Veel mensen hebben moeite om bestanden te verwijderen, zelfs als ze de bestanden al in jaren niet meer geopend hebben. Op zo’n moment is het belangrijk om je emoties de baas te blijven. Als een bestand geen nut meer heeft voor het bedrijf en dus nutteloos is, gooit u het gewoon weg.

2. Plaats belangrijke bestanden op de juiste plaats
Naast het verwijderen van nutteloze bestanden, is het verstandig om belangrijke documenten op een duidelijke plaats neer te zetten, zodat u ze snel terug kunt vinden. Misschien kost dit proces wat tijd, maar het levert u meer tijd op in de toekomst.

3. De truc van weinig mappen
Nu alle nutteloze bestanden verwijderd zijn is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de belangrijke bestanden over zo min mogelijk mappen verspreid zijn. Als u minder bestanden heeft en minder mappen, dan kunt u uw bestanden veel sneller terug vinden.

4. Gebruik snelkoppelingen in plaats van dubbele bestanden
Het kan voorkomen dat een bepaald bestand gewenst is op meerdere locaties. In dat geval is het verstandiger om een snelkoppeling te maken dan om dubbele bestanden te genereren. Het bespaart schijfruimte en voorkomt een situatie waarin je niet meer weet welk bestand er bijgewerkt is.

5. Zorg ervoor dat je veel gebruikte bestanden snel aan kan
Twee gemakkelijke methoden om bestanden snel aan te kunnen is het plaatsen van een map naar de taakbalk, of een snelkoppeling op het bureaublad naar een map met ‘veelgebruikte bestanden’.

Deze vijf tips maken het beheren van documenten een stuk gemakkelijker. Daarnaast kan de techniek van vandaag de dag u ook nog een handje verder helpen. Een document management systeem zoals Content Central maakt het beheren van documenten nog eenvoudiger en biedt nog snellere toegang tot uw documenten. Ook als u de beschikking heeft over veel nuttige documenten.

Bron: Bytecolumn.com

Recent onderzoek van IDC, toont aan dat een verbetering van documentprocessen in organisaties direct kan resulteren in een verhoging van de omzet tot wel tien procent. Ontoereikende of niet goed lopende documentprocessen kunnen namelijk leiden tot het verlies van klanten, zo bleek uit het onderzoek.

69 procent van de respondenten zei dat ze waarschijnlijk minder zaken zouden doen met bedrijven met inefficiënte of ondoelmatige documentprocessen. 60 procent zei naar de concurrentie over te stappen, en 57 procent zou anderen aanraden geen zaken te doen met deze bedrijven.

Hogere omzet
Het goede nieuws is dat efficiënt ingerichte documentprocessen potentieel tot een hogere omzet kunnen leiden. Ruim acht van de tien respondenten gaf aan dat optimalisatie van document-gerelateerde, op de klant gerichte bedrijfsprocessen de omzet met gemiddeld met 10,1 procent zou doen stijgen. Dit kan worden bereikt door verbeterde communicatie met de klant, gestroomlijnde verkoopprocessen en het verbeteren van de klantondersteuning.

Betere bedrijfsprocessen
“De onderzoeksresultaten zijn waardevol voor managers die moeite hebben de verbetering van bedrijfsprocessen als prioriteit te stellen,” aldus Mark Boelhouwer, Director Strategy & Operations van Ricoh Nederland. “Ze hoeven zich niet meer af te vragen of het aanpakken van documentprocessen genoeg rendement op hun investering zal opleveren. Met name in het huidige economische klimaat is ieder proces dat zowel de kosten drukt als de omzet verbetert, een win-winsituatie dat bovenaan de prioriteitenlijst zou moeten staan.”

Bron: Managersonline.nl

Een document management systeem (DMS) is duur, alleen voor grote concerns en lastig te integreren met andere applicaties. Er bestaan volgens Jeroen Uittenbosch van Hostaccess Solutions Nederland tal van mythes rond document management systemen. Volgens hem kan een goed geïmplementeerd DMS organisaties veel direct voordeel en gemak opleveren. “Maar het is net als in de Griekse mythologie; hoe minder men ervan weet, des te makkelijker kan men erover fantaseren.”

In tijden waarin veel bedrijven onder financiële druk staan, neemt de roep om efficiency en productiviteit toe. Eén van de oplossingen daarvoor is de invoering van een document management systeem. Het vastleggen, raadplegen en archiveren van elektronische documenten als Word, Excel, CAD bestanden, maar ook gescande formulieren, facturen, contracten, foto’s en afbeeldingen vraagt via een DMS slechts een enkele handeling.

Efficiencyvoordelen
“Wanneer een DMS op de juiste wijze geïmplementeerd wordt, kan dit een organisatie veel voordeel opleveren”, vertelt Jeroen Uittenbosch, manager bij Hostaccess Solutions Nederland. “Een DMS zorgt er namelijk niet alleen voor dat documenten snel terug te vinden zijn, vanaf één centrale plek, maar ook dat processen beter beheersbaar zijn.” Een DMS biedt managers in no-time relevante bedrijfsinformatie, biedt efficiencyvoordelen, levert ruimtebesparing op, en is klantgerichter en veiliger. “En dat vertaalt zich eenvoudig in financieel voordeel.”

Eenvoudige implementatie
Veel organisaties hikken aan tegen de veronderstelde hoge implementatiekosten van een DMS. “Ervan uitgaande dat de systemen ontworpen zijn voor grote concerns, prijzig zijn en de implementatie niet alleen veel geld maar ook een aanzienlijke investering vraagt in het opleiden van medewerkers. Door een redelijke prijs en eenvoudige implementatie van huidige systemen, kunnen tegenwoordig kleine bedrijven ook profiteren van dezelfde voordelen als de grote concerns.”

Internationale standaarden
Een hardnekkige misvatting is volgens Uittenbosch dat document management duur is. De realiteit is dat er betaalbare, volwaardige, stabiele document management systemen bestaan, die aan alle internationale standaarden en normen voldoen. “Deze systemen zijn eenvoudig te koppelen met bestaande systemen waar organisaties al jaren mee werken. Dat werkt wel zo vertrouwd.”

Bestaande applicaties
Uittenbosch ontkracht in eenvoudige bewoordingen mythes als dat bedrijven zouden moeten kiezen tussen een Cloud-gebaseerde of een ‘thuis’, on-premise document management implementatie. “DMS biedt gebruikersgemak, waardoor geen dure uren aan trainingen verloren gaan. Bovendien, en dat is het grote voordeel voor MKB’ers, integreert een uit Amerika afkomstig DMS moeiteloos met bestaande applicaties.”