In Europa wordt jaarlijks circa veertien miljard euro uitgegeven aan documentmanagement. Slechts 43 procent van de Nederlandse bedrijven hebben een beleidsmatige strategie voor documentmanagement. Daarmee laat de resterende 57 procent kansen liggen om kosten, tijd en energie te besparen. Dit heeft invloed op de winstgevendheid en flexibiliteit van de onderneming.

Dit blijkt uit het marktonderzoek ‘Ricoh Document Governance Index’ uitgevoerd door Coleman Parkes Research. Dit onderzoek is gehouden in Nederland, België, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Duitsland, Spanje en Italië, onder ruim 300 respondenten die als directielid werkzaam zijn in middelgrote tot grote ondernemingen in de financiële dienstverlening, consultancy, telecommunicatie/nutsbedrijven en media.

Vereenvoudiging Een heldere strategie voor documentmanagement, of het uitbesteden hiervan, vereenvoudigt documentenstromen in bedrijven. Het digitaliseren en beheren van documentstromen biedt zowel op de korte als lange termijn voordelen zoals kostenverlaging, verminderde impact op het milieu, verhoogde gegevensbeveiliging en efficiëntere archivering.

Kostenbesparing Hoewel 84 procent van de ondervraagde Nederlandse directieleden erkent dat verbeteringen in documentmanagementbeleid kostenbesparingen met zich mee brengen, is het de realiteit dat dit slechts sporadisch plaats vindt. Ongeveer een kwart (27 procent) van de respondenten zegt af ten toe te kijken naar de kosten en maar liefst 23 procent van hen kijkt hier zelfs nooit naar. Het is opmerkelijk dat deze bevinding aantoont dat bedrijven een potentiële besparing van maximaal 30 procent onbenut laten. Deze besparing beperkt zich niet tot kosten, maar komt ook voort uit het productiever maken van medewerkers en het ontwikkelen van een meer duurzame onderneming.

Bij de politie zijn omgerekend 750 rechercheurs fulltime bezig met overbodig papierwerk. Dat meldt RTL Nieuws op basis van een onderzoek van de Politieacademie in opdracht van minister van Veiligheid en Justitie Ivo Opstelten (VVD).

De rechercheurs schatten dat in totaal zeventig procent van hun werktijd opgaat aan administratieve handelingen. Een flink deel van de vijfduizend uur administratie is volgens de rechercheurs echter verspilde moeite. Zo gaat tweeduizend uur zitten in onder meer het dubbel invullen van formulieren en computersystemen. Dat komt volgens de onderzoekers neer op 2,4 fulltime medewerker per onderzoek. Omgerekend betekent dat dat 750 rechercheurs niet kunnen worden ingezet op onderzoeken. Recherchechef bij het korps Hollands-Midden Henk Woppekamp stelt dat de administratieve rompslomp ten koste gaat van onderzoeken. “Die lopen regelmatig vertraging op of kunnen niet worden afgerond.”

Bron: Novum

Zover laat u het toch niet komen?! Nooit meer twee keer dezelfde informatie invoeren, maar wel altijd en overal uw belangrijke informatie snel beschikbaar. Dat is Content Central, de nieuwe standaard voor document management.

Wist u dat het niet langer nodig is om de Belastingdienst op te hoogte te stellen van het feit dat u uw facturen digitaal archiveert? Ook al stelt de Belastingdienst geen extra voorwaarden meer, er zijn nog wel enkele algemene voorwaarden rondom digitaal factureren waar u zich aan dient te houden. Een aantal van deze voorwaarden worden hieronder genoemd.

– Digitale facturen moeten dezelfde gegevens bevatten als een papieren factuur (bedrijfsnaam, factuurnummer, BTW-nummer, BTW-tarief, KvK nummer, etc.)
– U moet digitale facturen kunnen overhandigen in geval van een inspectie van de Belastingdienst.
– Bewaar facturen in de vorm waarin je ze ontvangen hebt. Print digitale facturen dus niet uit.
– Bewaar digitale facturen, net als papieren facturen, 7 jaar.

Dit is weer een flinke stap richting het vereenvoudigde kantoor. Uiteraard voldoet Content Central aan al deze voorwaarden. Dus met de aanschaf van dit software pakket kunt u optimaal gebruik maken van de voordelen die digitale factuur archivering u biedt!

Wilt u meer informatie omtrent de mogelijheden om in uw bedrijf facturen digitaal te kunnen archiveren? Of heeft u interesse in de uitgebreide brochure digitale factuur verwerking? Neem dan contact op met ons.

Welkom op de website van Content Central. Hier vindt u alles wat te maken heeft met Content Central; een van de meest innovatieve document management oplossingen verkrijgbaar in de markt. Daarnaast vindt u interessante feiten en weetjes die de document management markt bezig houden.

Lees verder →