De cloud pakketten

Om voor iedere business case een passende oplossing te kunnen bieden hebben wij drie Content Central cloud pakketten samengesteld. In de Tabel cloud pakketten kunt u zien welke functionaliteiten er bij welk pakket horen. Hieronder worden alle functionaliteiten in meer detail besproken.

Gebruikers
Het aantal gebruikers bepaalt hoeveel verschillende mensen er in kunnen loggen op uw omgeving van Content Central. Aan deze gebruikers zijn gebruikersrechten gekoppeld. Hiermee kan toegang verleend worden tot bepaalde archieven of afdelingen.

Archieven
Dit bepaalt hoeveel document archieven aangemaakt kunnen worden in Content Central. Een archief is vaak een bedrijfsadministratie of een bepaalde afdeling.

Document types
Dit bepaalt hoeveel document types er in totaal aangemaakt kunnen worden. Een document type is een bepaalde document soort binnen een archief. Bijvoorbeeld: binnen het archief ‘Finance’ zitten document types als ‘Factuur’ en ‘Inkooporder’.

Goedkeuringsprocessen
Per document type kunnen er één of meerdere digitale goedkeuringsprocessen ingericht worden. De persoon of personen die een bepaald document moeten goedkeuren krijgen een e-mail dat er een document klaar staat ter goedkeuring. Zij loggen in op Content Central en gaan naar de goedkeuringswachtrij. Hier kunnen de documenten geaccordeerd worden. Vooraf wordt bepaald welke personen er een document moeten goedkeuren voordat dit document volledig goedgekeurd is.

Workflows
Content Central heeft een krachtige workflow engine. Hiermee kunnen allerlei routine processen geautomatiseerd worden. Enkele voorbeelden:
– Het systeem stuurt automatisch een melding wanneer een document te lang wacht op goedkeuring.
– Het systeem genereert dagelijks een rapportage met alle documenten die wachten op goedkeuring.
– Het systeem koppelt automatisch documenten aan elkaar op basis van een uniek kenmerk, zoals bijvoorbeeld een inkoopnummer.

Microsoft Office integratie
Met Content Central Microsoft Office integratie kunt u heel eenvoudig rechtstreeks vanuit Word of Excel documenten uploaden naar Content Central. De documenten worden in het originele formaat opgeslagen, zodat u ze later eenvoudig kunt bewerken. Daarnaast is het ook mogelijk om rechtstreeks vanuit Outlook e-mails op te slaan in Content Central.

Gedeelde private cloud
YIBS beschikt over een krachtige cloud server, waarop Content Central reeds geïnstalleerd is. Indien u kiest voor de private cloud variant, dan wordt uw omgeving ingericht op deze cloud server. U deelt de server met andere klanten, maar uw documenten zijn volledig afgeschermd.

Eigen private cloud
Ook biedt YIBS de mogelijkheid om uw omgeving te installeren op een aparte private cloud server. Het voordeel hiervan is dat u de performance van de server niet deelt met andere bedrijven. Verder zijn de mogelijkheden van Content Central ook groter, omdat bepaalde functionaliteiten alleen mogelijk zijn indien u uw eigen omgeving van Content Central heeft.

Opslagruimte voor documenten
Dit bepaalt hoeveel documenten u op kunt slaan in Content Central. Het is erg lastig om een schatting te maken hoeveel documenten u kunt opslaan per GB, aangezien dit afhankelijk is van de grootte van uw documenten, de kwaliteit van uw scans en of u de documenten op wilt slaan in zwart-wit of kleur.

Online backups
Voor alle drie de pakketten zijn online backups inbegrepen. Dagelijks wordt een backup gemaakt, wat er voor zorgt dat uw gegevens altijd veilig zijn.

Rapportages
De Enterprise versie biedt u de mogelijkheid om het systeem rapportages te laten draaien. Voorbeelden van rapportages:
– Rapportage van alle goedgekeurde documenten.
– Rapportage van alle documenten die nog goedgekeurd moeten worden.
– Rapportage van alle documenten die in een bepaalde periode zijn toegevoegd.