Workflow

De workflow engine van Content Central automatiseert vele document gerelateerde taken. Dit systeem verbetert de productiviteit op kantoor door routine activiteiten op de achtergrond uit te voeren, zonder dat daar interactie met gebruikers voor nodig is.

De werking van het systeem is als volgt. De engine wordt geleid door workflow regels. Een regel zorgt ervoor dat wanneer een bepaalde workflow trigger geactiveerd wordt, automatisch een gekoppelde workflow actie moet worden uitgevoerd. Triggers bestaan normaal gesproken uit gebeurtenissen zoals een nieuw binnengekomen document, een wijziging in een veldwaarde, of de goedkeuring van een bepaald document. Voorbeelden van acties zijn het starten van een goedkeuringsproces, het verzenden van een e-mail, of het versturen van een document naar een ander software pakket.

Een eenvoudig voorbeeld uit de praktijk. Een bepaalde factuur komt in een proces terecht ter goedkeuring. Op een bepaald moment wordt het document goedgekeurd of afgekeurd (dit is een trigger), waarna een regel bepaalt dat het document automatisch naar de afdeling administratie gemaild moet worden (dit is een actie). Deze handelingen worden automatisch uitgevoerd door de workflow engine, welke continu draait en meerdere processen tegelijkertijd kan verwerken. Content Central houdt in een overzicht bij welke acties er allemaal uitgevoerd zijn in het verleden.

Workflow triggers: