Is SharePoint geschikt voor Document Management?

SharePoint is een tool van Microsoft bedoeld voor het uitwisselen van kennis en informatie via documenten die kunnen worden opgeslagen en beheerd in kleine groepen. Het product wordt door organisaties regelmatig ingezet als Document Management Systeem. Soms ook om een Document Management Systeem te introduceren. Ook al ondersteunt SharePoint de basisvereisten voor content management, er gelden voor Document Management andere wetten.

Nadelen SharePoint als Document Management Systeem:

• Compliance onvoldoende geregeld in SharePoint: extra handelingen nodig.
• Beveiliging documenten onvoldoende: lastig en tijdrovend om rechten in te stellen.
• Beperkte functionaliteiten: samenwerking met partijen buiten de organisatie complex.
• Operationele efficiency verbetert niet: delen van informatie tussen verschillende ‘informatie silo’s’ niet mogelijk.

In het algemeen moet SharePoint worden gezien als een collaboration tool en niet als ECM-suite. Indien SharePoint gebruikt wordt waar het voor bedoeld is, samenwerking, dan komt de applicatie prima tot zijn recht. Wil een organisatie echter grote hoeveelheden documenten gaan beheren, dan is het verstandiger om te kiezen voor een Document Management Systeem.

Een andere nadeel van SharePoint is dat de licentie structuur erg ondoorzichtig is. Deze is namelijk afhankelijk van een aantal factoren. Daarnaast richt SharePoint zich met het gekozen prijsniveau uitdrukkelijk op de grotere bedrijven, daar waar het vaak de kleine groeiende bedrijven zijn die behoefte hebben aan verbeterde samenwerking en structuur.