Een document management systeem (DMS) is duur, alleen voor grote concerns en lastig te integreren met andere applicaties. Er bestaan volgens Jeroen Uittenbosch van Hostaccess Solutions Nederland tal van mythes rond document management systemen. Volgens hem kan een goed geïmplementeerd DMS organisaties veel direct voordeel en gemak opleveren. “Maar het is net als in de Griekse mythologie; hoe minder men ervan weet, des te makkelijker kan men erover fantaseren.”
In tijden waarin veel bedrijven onder financiële druk staan, neemt de roep om efficiency en productiviteit toe. Eén van de oplossingen daarvoor is de invoering van een document management systeem. Het vastleggen, raadplegen en archiveren van elektronische documenten als Word, Excel, CAD bestanden, maar ook gescande formulieren, facturen, contracten, foto’s en afbeeldingen vraagt via een DMS slechts een enkele handeling.
Efficiencyvoordelen
“Wanneer een DMS op de juiste wijze geïmplementeerd wordt, kan dit een organisatie veel voordeel opleveren”, vertelt Jeroen Uittenbosch, manager bij Hostaccess Solutions Nederland. “Een DMS zorgt er namelijk niet alleen voor dat documenten snel terug te vinden zijn, vanaf één centrale plek, maar ook dat processen beter beheersbaar zijn.” Een DMS biedt managers in no-time relevante bedrijfsinformatie, biedt efficiencyvoordelen, levert ruimtebesparing op, en is klantgerichter en veiliger. “En dat vertaalt zich eenvoudig in financieel voordeel.”
Eenvoudige implementatie
Veel organisaties hikken aan tegen de veronderstelde hoge implementatiekosten van een DMS. “Ervan uitgaande dat de systemen ontworpen zijn voor grote concerns, prijzig zijn en de implementatie niet alleen veel geld maar ook een aanzienlijke investering vraagt in het opleiden van medewerkers. Door een redelijke prijs en eenvoudige implementatie van huidige systemen, kunnen tegenwoordig kleine bedrijven ook profiteren van dezelfde voordelen als de grote concerns.”
Internationale standaarden
Een hardnekkige misvatting is volgens Uittenbosch dat document management duur is. De realiteit is dat er betaalbare, volwaardige, stabiele document management systemen bestaan, die aan alle internationale standaarden en normen voldoen. “Deze systemen zijn eenvoudig te koppelen met bestaande systemen waar organisaties al jaren mee werken. Dat werkt wel zo vertrouwd.”
Bestaande applicaties
Uittenbosch ontkracht in eenvoudige bewoordingen mythes als dat bedrijven zouden moeten kiezen tussen een Cloud-gebaseerde of een ‘thuis’, on-premise document management implementatie. “DMS biedt gebruikersgemak, waardoor geen dure uren aan trainingen verloren gaan. Bovendien, en dat is het grote voordeel voor MKB’ers, integreert een uit Amerika afkomstig DMS moeiteloos met bestaande applicaties.”