Toepassingen Content Central
Steeds meer bedrijven gaan nadenken over de overgang van fysieke archief kasten naar een digitaal archief. De voordelen van een digitaal archief komen met name naar voren wanneer uw bedrijf veel documenten te verwerken krijgt. Andere bedrijven willen juist hun klanten de mogelijkheid bieden om online inzicht te krijgen in hun eigen documenten. Deze en nog meer veelvoorkomende toepassingen van Content Central worden hier beschreven.
Factuur verwerking
Veel bedrijven zetten document management systemen in om hun facturen te verwerken. Het kan hierbij gaan om inkomende of uitgaande facturen. Binnen de wereld van document management zijn er intelligente oplossingen beschikbaar die de informatie op facturen gedeeltelijk of geheel automatisch kunnen herkennen. De meest geavanceerde oplossingen vragen u slechts om de factuur te scannen. De rest wordt voor u gedaan. De scanner plaatst de gescande factuur namelijk in een zogenoemde ‘hot folder’. Dit is een map die door de computer continu in de gaten gehouden wordt voor nieuwe inkomende documenten. Zodra er een document in die map komt, wordt deze opgepakt en begint het proces van informatie ophalen. Een capturing engine zoekt naar een factuurnummer, factuurdatum, BTW nummer, bedragen, etc. Vervolgens wordt deze factuur, inclusief de gevonden metadata, opgeslagen in uw document management systeem. Al uw facturen zijn vervolgens snel en eenvoudig terug te vinden. Zeker wanneer u veel facturen binnenkrijgt kan hier een aanzienlijke kosten besparing worden gedaan.
Portal voor klanten
Tegenwoordig nemen klanten er vaak geen genoegen meer mee als ze hun documenten naar u opsturen en u aan de slag gaat. Ze willen thuis inzicht hebben in hun eigen documenten en kunnen zien waar u mee bezig bent. Als u uw klanten de mogelijkheid biedt om online in te loggen op een portal met daarin alleen de documenten die op hun van toepassing zijn, dan kunt u echte meerwaarde bieden richting uw klant. Vaak vinden klanten het ook prettig om hun eigen documenten te uploaden en ze te kunnen controleren. Op die manier kan de klant u zelfs een stuk werk uit handen nemen. Het kan allemaal met Content Central.
Advocatenkantoor / Accountantskantoor / Belastingadvieskantoor
Het is algemeen bekend dat advocaten, accountants en belastingadviseurs grote hoeveelheden documenten moeten kunnen verwerken en beheren. Bewijsstukken, jaarrekeningen, en financiële rapporten, allemaal belangrijke vertrouwelijke documenten die u veilig wilt opbergen en tegelijkertijd snel terug wilt kunnen vinden. Dus werkt u nu in de advocatuur, accountancy, of geeft u belastingadvies? Content Central is het perfecte middel om sneller, veiliger en met minder fouten te werken. Tegelijkertijd verhoogt u de kwaliteit van uw dienstverlening richting klanten, omdat u hen sneller te woord kan staan.
Bedrijven met meerdere vestigingen
Veel van onze klanten zijn bedrijven met meerdere vestigingen. Deze bedrijven hebben in het bijzonder moeite om hun informatie gestructureerd op te slaan en te delen tussen deze vestigingen. Zelfs als er gewerkt wordt op een vaste document locatie die gehost wordt op de server van een van de vestigingen, heeft iedere vestiging vaak nog hun eigen wijze van documenten opslag. Content Central zorgt ervoor dat de documenten overal ter wereld beschikbaar zijn en kan zo ingericht worden dat iedere vestiging gedwongen wordt om een bepaalde procedure te volgen wanneer er bestanden opgeslagen worden in het systeem. Op die manier gaan de verschillende vestigingen met dezelfde structuur werken en wordt het eenvoudig om documenten te delen.
https://youtu.be/W5sjP8mNoow