In 1975 werd er voor het eerste gesproken over ‘het papierloze kantoor’. George Pake, toentertijd CEO van Xerox, voorspelde op 30 juni 1975 in een nieuwsbericht dat binnen 20 jaar al het papier in organisaties verdwenen zou zijn. Inmiddels zijn we erachter dat dat een utopie is en spreken we liever over een ‘papierarm bureau’. Hoe dan ook is er een trend waarneembaar waarbij bedrijfsinformatie steeds vaker digitaal gedeeld wordt. Maar wat zijn nu de voordelen van deze digitalisering? Hier volgt een overzicht.
1. Voorkomen van fouten door menselijke handelingen
Mensen maken fouten. Door documentprocessen te automatiseren voorkom je deze fouten. Hierdoor wordt bespaard op de gevolgen die deze fouten met zich meebrengen.
2. Snellere verwerkingstijd
Documenten kunnen veel sneller worden verwerkt als er digitaal gewerkt wordt. Digitale documenten schieten razendvlug door de organisatie middels ingerichte workflows. Verder kunnen digitale documenten snel opgevraagd worden door werknemers of klanten.
3. Altijd en overal toegang tot documenten
Document management oplossingen bieden vaak een portaal optie aan. Deze zorgt ervoor dat documenten via het internet te benaderen zijn.
4. Verhoogde veiligheid
Alhoewel er vaak vraagtekens worden gezet bij de veiligheid van digitale informatie, blijkt in de praktijk dat de veiligheid juist verhoogt wordt. Digitale omgevingen kunnen in delen afgeschermd worden voor verschillende gebruikers. Dit is een stuk lastiger met een zolder die als archiefruimte dient. Ook is de kans op het kwijtraken van documenten veel kleiner wanneer er digitaal gewerkt wordt.
5. Beschermde reputatie
Bedrijven die digitaal werken kunnen meer consistentie inbouwen in de manier waarop klanten geholpen worden. De kwaliteit en snelheid van de verwerking van informatie blijft dan gewaarborgd.