Steeds vaker denken bedrijven er over na om SharePoint in te zetten als document management systeem (DMS). De redenen hiervoor lopen uiteen, zo kun je laagdrempelig instappen en heeft het pakket het imago gebruiksvriendelijk te zijn. Een andere belangrijke reden is dat veel organisaties SharePoint al in huis hebben en er dus bekend mee zijn. Met behulp van maatwerk en add-ons van allerlei leveranciers proberen ze de functionaliteiten bij elkaar te krijgen die veel DMS oplossingen standaard in hun pakket hebben.
Dat deze werkwijze niet aan te bevelen is, is nu ook gebleken uit onderzoek van AIIM, een wereldwijde organisatie die onderzoek uitvoert naar informatie verwerking. Uit dit onderzoek blijkt dat ongeveer 60 procent van de organisaties problemen ondervinden met de implementatie van SharePoint als document management systeem. Van de 40 procent die overblijft geeft slechts 7 procent aan de implementatie van SharePoint als een groot succes te zien.
Microsoft erkent de problematiek en heeft in de versie van 2013 de zoekfunctie en navigatie sterk verbeterd. Desondanks blijft het erg lastig om SharePoint in te zetten als DMS en geeft meer dan de helft van de respondenten aan maatwerk en/of add-ons nodig te hebben om te komen tot het gewenste resultaat. Je koopt met SharePoint dus geen doorontwikkeld document management systeem, maar een ‘deelpunt’ van informatie met beperkte document management functionaliteiten, die je middels maatwerk uit kunt breiden.
Bron: AIIM Research: ‘SharePoint 2013 – clouding the issues?’