Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hun documenten digitaal en gecentraliseerd op te slaan in een document management systeem. Een verstandige keuze. Een goede voorbereiding is erg belangrijk om de kans op een succesvol traject zo groot mogelijk te maken. Hieronder volgt het eerste deel van 10 aandachtspunten die van belang zijn.

1. Sterk engagement van de directie
Vanuit de directie is voldoende support nodig voor de nieuwe werk situatie die ontstaat na de implementatie van het nieuwe systeem. Het is namelijk van belang dat de directie een goed overzicht houdt op de bedrijfsprocessen en waar nodig werknemers in de organisatie kan sturen om tot een optimaal gebruik van de nieuwe oplossing te komen.

2. Duidelijke afbakening van de zakelijke scope
Het is belangrijk om te bepalen welke bedrijfsprocessen en afdelingen worden meegenomen in het traject. Helderheid verschaffen hierin voorkomt onduidelijkheden bij werknemers.

3. Scope-definitie op het vlak van informatie
Welke documenten worden allemaal ondergebracht in het document management systeem? Wie heeft welke rechten tot de documenten? Hoe lang moeten documenten bewaard worden?

4. Functionele en niet-functionele noden identificeren
Naast het definiëren van welke documenten ondergebracht worden in het systeem is het belangrijk om vast te stellen wat er met deze documenten moet gebeuren in de verweringscyclus (invoer, beheer, beschrijving, archivering, verspreiding).

5. Verwachte resultaten concreet en zakelijk verwoorden
Het is zaak om de verwachte resultaten concreet te verwoorden. Vaak worden vage/onmeetbare termen gebruikt, waardoor het moeilijker is om de kwaliteit van een systeem te meten.

Lees binnenkort hier de andere 5 tips!

Bron: http://www.networkpro.nl/

Als het aan digi-deskundige Martijn Aslander ligt slaan alle ondernemers alles digitaal op: “Sla alles, elk snippertje informatie, digitaal op.” Met deze uitspraak kwam hij tijdens een presentatie over zijn visie op ‘de mobiele werker’ in de week van de Ondernemer. Veel bedrijven zijn hier volgens hem absoluut nog niet mee bezig.

Aslander voorspelt dat digitaal samenwerken gaat naar een vorm van informatie opslag waarbij we vooral gebruik maken van ‘snippers’. Als tip geeft hij dan ook om de beste scanner te kopen die je kunt vinden en al je diensten op te slaan in diensten als Evernote en Dropbox. Uiteindelijk, zo stelt Aslander, “zorgen nieuwe softwareprogramma’s ervoor dat alle gerelateerde snippers met elkaar verbonden worden.”

Die ‘nieuwe software’ bestaat echter al. Verkrijgbaar op deze website en nu ook interessant voor het MKB. Vul voor meer informatie het aanvraagformulier in.

Bron: NuZakelijk.nl

De resultaten van de halfjaarlijkse businessbarometer van Strategy Partners Nederland zijn weer gepubliceerd. Hieruit kwam naar voren dat de markt voor Enterprise Content Management in 2012 is gegroeid met 4%. Vergeleken met dezelfde periode in 2011, noteerde tweederde van de bedrijven een omzetgroei in 2012 op dit gebied.

Van alle bedrijven die deelnamen aan het onderzoek gaf 82% aan een omzetgroei te verwachten in het eerste halfjaar van 2013, vergeleken met dezelfde periode afgelopen jaar. De belangrijkste reden hiervoor is een groot aantal orders dat van eind 2012 doorgeschoven is naar de eerste helft van 2013. Bijna alle bedrijven denken dat de grote slag geslagen moet worden in de tweede helft van 2013, waardoor ze in totaal over 2013 een flinke omzetgroei verwachten.

De verschillen in resultaten tussen marktsectoren bleek in 2012 kleiner te zijn dan in 2011. Wel waren er een drietal sectoren dat bovengemiddeld goed scoorde. Het gaat om leveranciers van software voor document capture, internationale ECM softwareleveranciers, en leveranciers van invoice processing software. Zoals u gewend bent van YIBS hebben wij een smal, maar toch zeer divers en kwalitatief aanbod aan software producten die oplossingen bieden voor deze drie sectoren.

Verder kwam uit het onderzoek naar voren dat de ECM divisies van de grote systeemintegrators lager dan gemiddelde scores behaalden.

Bron: Docufacts.nl

Financieel managers geven vertrouwelijke documenten vaak uit handen aan leveranciers van cloud-diensten zonder in de gaten te hebben at de risico’s zijn die ze daarmee lopen. Europees onderzoek van Iron Mountain heeft uitgewezen dat ruim 35% van de financiële managers de cloud een geschikte plek vinden om vertrouwelijke gegevens van klanten, rekeningen, en belastinggegevens te bewaren.

Helemaal opmerkelijk is dat 85% van de ondervraagde financieel managers denkt dat de leverancier van de cloud-dienst verantwoordelijk is voor de bescherming van de verstrekte gegevens. Regelgeving vanuit de EU legt echter de verantwoordelijkheid voor het kwijtraken of beschadigen van gegevens nadrukkelijk bij de eigenaar van de gegevens. Ook is het opvallend dat de collega’s van de financieel manager, welke werkzaam zijn op de IT afdeling een stuk bedachtzamer zijn bij het nemen van beslissingen omtrent de opslag locatie van informatie.

Hoofd informatiebeveiliging van Iron Mountain Europa, Christian Toon, reageert op de resultaten: “Denk goed na voordat u uw gegevens in de cloud opslaat. U bent eindverantwoordelijk bij het verliezen of lekken van uw informatie in de cloud. Het is belangrijk te benoemen dat cloud-opslag geen vervanging is voor een alomvattende archiverings- en backup-strategie. We adviseren voordelen van cloud-opslag te combineren met de offline bescherming doormiddel van tape- en of diskopslag. Door grote druk op financiële afdelingen om kosten te besparen en de efficiëntie te verbeteren, lijkt de cloud een aantrekkelijke mogelijkheid. We raden bedrijven die de cloud overwegen aan hier goed over na te denken, maar dit vooral niet klakkeloos te doen. Een gebrek aan inzicht in de risico’s verbonden aan cloud-opslag kan leiden tot onaangename gevolgen die bedrijven kunnen blootstellen aan datalekken en de daarbij behorende financiële en reputatie-effecten op lange termijn. “

Over het algemeen geldt dus; denk goed na over de opslag locatie van vertrouwelijke informatie en welke risico’s en gevolgen dit met zich meebrengt. Zo kan het zijn dat de conclusie van deze overweging is dat het voor uw bedrijf misschien beter is om alle informatie op te slaan op een server die in eigen beheer is. Niks mis mee!

Bron: Docufacts.nl

In de zomer van 2012 heeft EMC een onderzoek gehouden onder ruim 500 bedrijven naar hun ervaring met SharePoint en het gebruik daarvan als document management systeem. Hieruit zijn enkele opmerkelijke bevindingen gekomen die besproken worden in dit artikel.

1. De belangrijkste redenen om met SharePoint aan de slag te gaan zijn interne samenwerking en het delen van bestanden. Slechts 19% geeft aan dat live document management de belangrijkste reden was, terwijl 78% van de ondervraagden het nu wel daarvoor gebruikt.

2. 44% van de ondervraagden gebruikt enige vorm van document management naast SharePoint. 70% van de ondervraagden gebruikt SharePoint niet als hun voornaamste document management systeem.

3. 55% van de ondervraagden geeft aan dat het achteraf de juiste beslissing was om voor SharePoint te kiezen.

4. Migratie van documenten, rechten instellingen, e-mail integratie en de inrichting van workflows worden gezien als de grootste functionele tekortkomingen van SharePoint. Technisch gezien wordt de inrichting van de metadatastructuur gezien als een tekortkoming. Ook zou de implementatie vaak langer duren dan vooraf gepland.

5. SharePoint wordt gezien als te ingewikkeld, waardoor 46% van de ondervraagden aangeeft dat ze niet genoeg expertise hebben om de mogelijkheden van SharePoint volledig te benutten. Daarbij geeft een meerderheid (54%) aan dat ze software van andere partijen willen toevoegen om aan de gewenste functionaliteiten te kunnen voldoen.

6. Ruim de helft van de ondervraagden geeft aan dat ze productiever zouden zijn met betere workflow, zoek, rapport, en document creëer functionaliteiten.

De conclusie van het hele onderzoek is dat SharePoint vaak gebruikt wordt als document management systeem, maar dat de bedrijven tegen beperkingen aanlopen die een ‘echt’ document management systeem niet heeft. Het is dus verstandig om SharePoint te gebruiken waar het voor bedoeld is. In andere gevallen doet u er goed aan een volwaardig document management systeem aan te schaffen zoals bijvoorbeeld Content Central.

Bron: The SharePoint Puzzle (2012), AIIM Market Intelligence.

Door slechte datakwaliteit voldoen veel financiële instellingen niet aan de wet- en regelgeving en maken zij beslissingen op basis van verkeerde informatie. Doordat de kwaliteit van de data van onvoldoende niveau is wordt een verkeerde inschatting van het risicoprofiel van een organisatie gemaakt en dus een schijnveiligheid gecreëerd.

Dit blijkt uit onderzoek van Peter Berger, Manager Financial Services Industry bij Protiviti. Hij won met dit onderzoek de NBA VRC Scriptie Prijs. Hij ontdekte ook dat veel financiële instellingen geen structurele oplossing hebben om datakwaliteit op de lange termijn optimaal te houden. Hierdoor kost het veel tijd en dus geld om de juiste informatie boven water te krijgen en te kunnen voldoen aan strenge eisen van toezichthouders. Peter Berger geeft aan dat bedrijven de essentie van data als onderdeel van de bedrijfsstrategie onderschatten. Volgens hem is data van goede kwaliteit juist cruciaal voor deze bedrijven. Ze kunnen op die manier sneller inspelen op risico’s en kansen. Verder begrijpen ze klanten en de markt beter.

Volgens Berger zit de oplossing in het uitzoeken waar de datavervuiling plaatst vindt. Vaak begint dit al op het punt waar de data het bedrijf binnenkomt. Zo komt het voor dat directie en management niet weten wat de kwaliteit van de data is en of ze er wel op kunnen vertrouwen. Uiteindelijk moet goed in kaart gebracht worden wie er verantwoordelijk is voor de kwaliteit van data. IT speelt een belangrijke rol in dit proces en een document management systeem kan hier goed bij helpen.

Bron: Managersonline.nl

Veel bedrijven die op zoek zijn naar een document management oplossing komen uit bij SharePoint. Dit is een logisch gevolg van de naamsbekendheid die het product verkregen heeft dankzij de enorme marketing machine die Microsoft heet. Ze hebben er al ooit van gehoord en het is een Microsoft product, dus dat voelt gelijk vertrouwd. Zij zijn zich echter niet bewust van het feit dat SharePoint niet geschikt is als volwaardig document management systeem. Daar gaat dit artikel echter niet over. Wilt u toch graag weten waarom dit het geval is, lees dan het artikel in de FAQ “Is SharePoint geschikt voor Document Management?”

Een andere vraag die vaak opkomt is “Wat kost SharePoint nu eigenlijk?”. Lange tijd heeft Microsoft een erg ingewikkelde licentiestructuur gehanteerd, maar daar is sinds SharePoint 2013 gelukkig verandering in gekomen.

Sinds December 2012 zijn de licentiekosten voor SharePoint 2013 server bekend.

• SharePoint Server 2013: €6.800
• SharePoint Server 2013 Standard User CAL: €110
• SharePoint Server 2013 Enterprise User CAL: €96

Prijzen zijn exclusief BTW, bij benadering en verschillen van aanbieder tot aanbieder.

Voor een standaard implementatie van Sharepoint Server 2013 voor 10 gebruikers betaalt u dus al gauw aan licentiekosten: €6.800 + 10 * €110 + 10 * €96 = € 8.860,-. Hierbij valt nog op te merken dat hier geen kosten voor de inrichting bij inbegrepen zijn. Al met al een fiks bedrag dus, waarvoor u geen updates krijgt en ook geen technische ondersteuning. Wilt u dit wel, dan loopt de teller nog verder op.

Als goed voornemen voor 2013 heeft Google voorgesteld dat het een goed idee zou zijn om papierloos te gaan werken.

Google: “It’s a new year, which means new resolutions. If you’re up for saving time, money and trees, going paperless might be a good goal for you in 2013.”

Op zich niet zo’n gek idee, maar er wordt wel volledig voorbijgegaan aan de enorme milieubelasting die elektronisch werken met zich meebrengt. En als een gerespecteerde partij als Google een dergelijk voorstel doet, geeft dit wel een inzicht in welke richting de markt aan het bewegen is. Uiteraard schoppen deze uitspraken tegen het zere been van Michael Makin, die als President & CEO van Printing Industries of America de Amerikaanse printindustrie vertegenwoordigt. Een interessante discussie is ontstaan tussen deze twee partijen. Er wordt vaak verondersteld dat een van de grootste redenen om papierloos te gaan werken het milieu zou zijn. Michael Makin stelt deze conclusie ter discussie door aan te geven dat hij denkt dat een afgedrukt velletje papier veel minder belasting op het milieu geeft dan een digitale pagina. Een print heeft namelijk maar een eenmalige ecologische voetafdruk, terwijl alle andere media energie vragen elke keer wanneer ze geraadpleegd worden. Bovendien is het overgrote deel van een print papier, wat voortgebracht wordt uit hout, wat weer een hernieuwbare energiebron is. Laptops, tablets, smartphones, en e-readers worden gemaakt van zware metalen en plastics, welke geen hernieuwbare energiebronnen zijn.

Ondertussen is op Internet al een open brief opgedoken van Makin, geadresseerd aan Eric Schmidt, bestuursvoorzitter en oud ceo van Google. In deze brief nodigt Makin Google uit om eerst eens naar hun eigen impact op het milieu te kijken. Het is algemeen bekend dat die niet te verwaarlozen is. Vervolgens stelt hij voor dat Google zijn deelname in deze campagne moet heroverwegen. Een interessante discussie, die nog niet tot een einde is gekomen.

Bron 1: https://plus.google.com/+GoogleDrive/posts/YG2VzB3iuue#+GoogleDrive/posts/YG2VzB3iuue
Bron 2: http://whattheythink.com/news/61725-printing-industries-america-challenges-google-paperless-initiative/

Discussieer mee: http://www.computable.nl/artikel/opinie/maatschappij/4641756/2429449/papierloos-werken-is-niet-de-oplossing.html#ixzz2JG5wimLw

De brancheorganisatie Nederland ICT voorspelt dat de ICT markt dit jaar een licht herstel gaat laten zien. Dit herstel is met name te danken aan een groei in de bestedingen aan software. Dit blijkt uit cijfers die zijn gebaseerd op onderzoek van Keala Consultancy onder ICT-gebruikers ten behoeve van de jaarlijkse ICT Marktmonitor van Nederland ICT.

Het afgelopen jaar zijn de totale bestedingen van de ICT markt nog met 0,5% gedaald. Voor 2013 wordt echter een lichte groei van 0,3% verwacht. Dit is het gevolg van de enorme stijging in de software bestedingen. Verwacht wordt namelijk dat hardware nog steeds een daling gaat noteren van 0,4%. De bestedingen aan software maken dit goed met een verwachte groei van maar liefst 2,5%.

Als de voorspellingen van Nederland ICT uitkomen doet de ICT sector het een stuk beter dan de algehele Nederlandse economie. Hiervan wordt namelijk gedacht dat deze dit jaar 0,5% daalt.

Bron: NederlandICT.nl

Ieder half jaar doet Strategy Partners Nederland onderzoek naar de ontwikkelingen van de Document Management markt. In dit nieuwsartikel wordt in gegaan op de prestaties van 2012 en de vooruitzichten voor 2013.

De markt voor document management en informatielogistiek maakt een positieve ontwikkeling door in Nederland. Het onderzoek, gebaseerd op 46 aanbieders van producten en diensten in deze en gerelateerde sectoren, toont aan dat de resultaten beduidend beter zijn dan die van de generieke IT markt, welke op haar beurt weer als een van de betere sectoren van de gehele Nederlandse economie wordt beschouwd.
ABN Amro erkent deze ontwikkeling: “Vooral de kleine en middelgrote softwarebedrijven doen goede zaken. Zij laten een bovengemiddelde omzetgroei zien. Het resultaat van deze trends is dat de branche een schaalverkleining laat zien: de top krimpt en de onderkant groeit.’

De resultaten geven aan dat in het eerste kwartaal van 2012 72% van de ondervraagde bedrijven meer omzet en marge hebben gerealiseerd ten opzichte van hetzelfde kwartaal in 2011. Voor het tweede kwartaal is een omzetgroei van 89% verwacht. De resultaten van dit kwartaal zijn op het moment van schrijven helaas nog niet bekend.

De beste resultaten werden behaald in de segmenten internationale Enterprise Content Management software, de document capture en informatie acquisitie sector en bij leveranciers in het Invoice Processing en Purchase to Pay segment. YIBS kan deze resultaten bevestigen, aangezien wij ook te maken kregen met toenemende vraag naar producten die wij aanbieden in deze sectoren.

De verwachtingen voor 2013 zijn unaniem positief. Ruim 98% van de ondernemingen verwacht een omzet groei, waarvan 38% een groei van hoger dan 10%. In het algemeen is er dus een positieve trent gaande in de document- en content markt, waarvan verwacht wordt dat deze zich nog geruime tijd voort zal zetten.

Bronnen:
– Strategy Partners Nederland: Business barometer voor de Document- en Content Management software en dienstensector (H1 2012 en vooruitzichten)
– http://www.intermediair.nl/carriere/een-baan-vinden/branches/branches-met-kansen-de-ict-branche